一年只有12週!?超級時間管理術《the 12 week year》,教你如何12週完成12個月的工作

工程師媽咪 Jean
7 min readAug 11, 2020

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大家好!我是工程師媽咪Jean,歡迎來到工程師媽咪的斜槓實驗室。

2020年目前剩下不到五個月,是不是開始失去年初的動力,對目前手上的工作或目標開始有了疑惑呢?

今天早上,在我們網路行銷團隊的工作討論會議中,討論到了「如何正確規劃目標和行動計畫」,我們的團隊領袖 — 網路行銷大師 Ryan Wu,提供了一本書,是 Brian P. Moran 的著作《The 12 Week Year》。

我們今天一起來透過這本書,學習如何設定願景和工作計畫,且透過回顧行動計畫,來打破「拖延」跟「藉口」的屏障,重振精神,完成年初為自己許下的願景吧!

什麼是The 12 Week Year?

按照字面上的意思,一年不是12個月而是「12週」,說到這你可能覺得不太懂,一年不是52–53週嗎?

書中提到一點「您對未來的規劃越遠,可預測性就越差」。在長期計劃中,要確定在未來11或12個月內,應該採取的日常行動是非常困難的!

是的,一年真的太久了,這本書中的12週概念,主要是提供你一個框架,協助做好策略和目標,讓你即使計劃趕不上變化也沒問題,你隨時還有機會review和重新累積。

長期計畫中,12個月的行動會難以預測,但12週就清楚很多!

像我在過去兩年,不斷學習紀錄和優化自己的工作流程,有個驚人的發現是:當我業績很好時,都是有認真做好記錄和重新審視的時候。

如果你正在開車或通勤,不方便閱讀文字,你也可以到我的Podcasts或Youtube頻道,收看/收聽這集節目。最棒的事,你可以到說明欄下載我專門為各位設計的《高效工作管理90天日記》,這是我兩年來每天使用的工作日記,可以搭配今天的節目內容一起使用,會對你非常有幫助唷~

一年12週工作管理術的六大關鍵步驟

今天我幫大家整理六個關鍵步驟,教大家如何一步步重拾年初的熱情和新鮮感,找回願景和目標感!

Step1:高效工作計畫的七個重點

首先先檢視妳目前手上的所有計畫,是否有達成以下七項關鍵

  1. 已經有清晰畫面:對於你設定的目標,可能是未來5–10年後要創造的人生,要有清晰視覺化的畫面,你需要隨時閉上眼觀想,才有機會達成,因為模糊的目標是不會完成的
  2. 專注在高效計畫:每個願景都有完整且有效率的計畫,你也知道如何專注在最重要的事情
  3. 熟悉流程控制:每個計畫都有了一套工具和事件操作手冊(SOP),然後你會根據每日/週計畫內容,在工作尾聲時重新檢視和不斷修正和優化工作流程和工具
  4. 測量指標:要有「領先」和「落後」的指標,你必須知道什麼標準值(stardard)和可接受的誤差範圍(standard deviation)。例如:每天傳了多少訊息給潛在客戶,創作多少價值內容,和多少客戶聯絡,談了多少case,目前的業績和收入。
  5. 有效運用時間:所有工作項目都要有標準工作時間,但不要抓得太緊,要有緩衝時間,例如:寫作預計花費30分鐘,但工作表上框出1小時作緩衝。
  6. 問責制:自己一個人工作總是會碰到瓶頸和疲乏的時候,透過適度的開會,大家一起聚在一起互相討論,可以幫你自己思考和重新整理心態。因為只有自己比較難,有一群人一起討論會更容易。
  7. 公開承諾:設定目標和願景後一定要記得宣示,不要小看宣示的力量,當你向宇宙宣示後,你和你的目標之間會建立牢固的聯繫,讓你不容易放棄目標,產生非要不可的決心!

Step2:設定引人注目的願景

這部分會講比較多,第一部份是:願景的重要性

讓你發揮潛能的關鍵是,將「願景」設定在超越自己的舒適感的位置,但又不會誇大不實。這願景將激發你帶著你克服那些,達成目標過程中,遭遇的所有的不適感和壓力反應。

舉例:我很害怕開車,但我過去兩年克服了開車的心理障礙。兩年前的我很害怕開車,尤其是夜間駕駛。但因為我渴望快速發展組織,所以努力克服夜間開長途車的恐懼,甚至擔任工作夥伴的駕駛,帶著夥伴一起北上參加進修會議。即使在初期我常常邊開車邊哭,但我為了克服心魔,我試著在車上收聽任何學習講座,鼓勵自己,甚至打電話給上線老師,讓他陪伴我跨越恐懼感。

*為了幫助您步入正軌,您將需要一個強有力的理由,這就是您的願景。

第二部分是:如何設定目標?

你要設定兩個目標:大願景和三年目標。你的大願景將描述了你未來會如何生活。這可能包括實現財務獨立,建立一個幸福美滿的家庭,環遊世界或生活到110歲。而你的三年目標,描述了你希望在未來三年內實現的關鍵目標。這可能包括,讓業績增長10倍,年收到500萬收入,或是找到50名合作夥伴。

設定完後,列印出你的目標願景。在每天的開始和結束,每週的審查和計劃會議期間,以及任何需要激發動力的時候,都要重複複習這些內容。

Step3:設立12週目標的注意事項:

第二步是討論大方向,而第三步要教你設定12週目標時,不要寫下落落長密密麻麻的長期計畫,因為計畫永遠趕不上變化。

你是不是有這樣的經驗?常常做好一個長期計畫後,過一陣子發現這不是最佳計劃,或者出現了一個新的更好的機會,又要做重大改變?

所以你只需要簡單敘述每週目標,並不斷反問自己「如果實現這些目標,生活將會有何不同?」。當在遇到困難時,「自我提問」會讓你更有動力。當你發現每一週目標開始進度落後,你可以試著刪除自己的目標,簡化後可以更容易完成目標

Step4:分解目標為短期行動計劃

好,這裡才是12週目標的實際操作方法和細節

A.設定你的日計劃、週計劃

這是完成12週目標的地基,是你的大願景與行動計劃之間的橋樑。今天所做的事將創造你的未來,一點一滴慢慢累積。如果你想知道自己的未來會怎樣,請看一下您的行動內容,它們能幫你預測未來。

B.每日/每週檢視計劃完成度

可以幫助您確定哪些時間花時間,幫助工作更高效率,有更高的產值,抓住更多的機會

C.寫下實現目標所需完成的一些關鍵行動

每個項目都要寫下截止日期(deadline)。然後問問自己「你將要採取什麼行動?」 和「你將如何克服這些困難?」,這可以幫助你遇到障礙之前先打好強心針,讓你更容易克服困難!

Step5:定期審核

生活充滿了分心的事物,像是一大堆會議、社交媒體、電子郵件,家庭生活和個人健康狀態,我們的生活有許多項目就像是一顆顆的球,同事掌握太多事情,容易分散注意力,導致所有事情沒有一件做好,變成一盤散沙。

定期審查計畫,可以幫助您專注於真正重要的事情。

請在每周第一天,花費15或20分鐘,回顧過去一周的進度,把未完成進度併入下一週計畫。

Step6:每天框出完整3小時專注工作

一旦制定了願景和12週目標,以及行動計劃,就應該很清楚哪些行動對您取得成果最重要。根據您的工作項目和目標,以下是一些可能對你有高投資報酬的工作項目:

  • 寫作
  • 銷售對談(電話或即時訊息)
  • 招募夥伴
  • 客戶訪談或產品實驗

二寶媽咪的每日流程

透過審視行動計畫內容,記下您一天中最有生產力的時間。舉例:我最近試著早晨4:30起床(當然偶爾會賴床到5點),我會先泡一杯咖啡,然後洗碗擦桌子,暖暖身也幫助大腦開啟,接著檢視今日工作項目後,開始專注工作。首先會做一些與人互動的工作、會議(直播3小時,以及早晨會議),如果覺得疲憊,就重新調整工作項目。

下午專注於處理一些細節和雜事,然後傍晚開始創作,先從寫文章或講稿開始,或是檢視報表。因為這是我大腦開始活躍的時刻,此時不安排任何會議,也暫時不接電話、不看電子郵件或社交媒體,專注三小時完成工作。(偶爾會短暫休息為晚上做準備)。晚上6點後我會錄製影片或音訊,此時適合創作,或是和約訪的客戶互動,和事業夥伴討論工作內容,睡前兩小時會再做一場輕鬆的直播,然後檢視今日流程和完成度,邊聽廣播中睡去。

以上是我最近的工作流程,當然不是千篇一律,是隨機調整的。因為我是一名母親,保持彈性和緩衝對我而言是必須的,總是會有一些突發狀況需要我去處理。

打擊拖延症,一年12週高效工作重啟人生

如果你跟我一樣,常常感受到計劃趕不上變化,目標永遠越來越遠,然後開始產生「拖延」症,以及一堆「藉口」來安慰自己。希望透過以上六大關鍵步驟,幫助你重新啟動年度目標,可能是微調或再次執行,讓我們一起完成年初為自己許下的願景吧!

我是工程師媽咪Jean,我們下集見囉!

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